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6 wichtige Dropbox-Tools, die Ihnen möglicherweise fehlen

2020

Seit seiner Einführung im Jahr 2007 ist Dropbox eine der beliebtesten Plattformen für die schnelle und effiziente Dateisynchronisierung zwischen Computern und der Cloud. Sie können damit Dateien auf mehreren Computern auf dem neuesten Stand halten, mit anderen Personen zusammenarbeiten und Ihre wichtigsten Informationen sichern. Aber nutzen Sie Dropbox wirklich in vollem Umfang? Verbessere dein Speicherspiel mit diesen sechs erweiterten Hacks für die App.

Es gibt drei Arten von Dropbox-Plänen für einzelne Benutzer, wobei der Hauptunterschied zwischen der verfügbaren Speichermenge und dem Preis besteht. Es gibt das kostenlose Paket (2 GB Cloud-Speicher), Dropbox Plus (12 USD pro Monat für 2 TB Cloud-Speicher) und Dropbox Professional (20 USD pro Monat für 3 TB Cloud-Speicher). Natürlich sind einige Funktionen nur als Teil bestimmter Pläne verfügbar. Wenn Ihre aktuelle Stufe einige dieser Tipps nicht unterstützt, teilen wir Ihnen mit, welche dies sind.

Standardmäßig synchronisiert Dropbox alle darin gespeicherten Dateien mit Ihrem Computer. Wenn Sie jedoch bestimmte Dateien lieber in der Cloud und nicht auf Ihrer Festplatte speichern möchten, können Sie nur einige davon synchronisieren. Die Basisversion dieser Funktion heißt Selective Sync und kann ein Glücksfall sein, wenn auf Ihrem Computer nur noch wenig Speicherplatz zur Verfügung steht. Anstatt all Ihre Ordner herunterzuladen und zu synchronisieren, was viel Platz in Anspruch nehmen kann, hält diese Funktion ausgewählte Ordner von Ihrem Computer fern. Selective Sync ist praktisch, um große Ordner oder Dateien zu speichern, die Sie nicht so häufig verwenden, aber dennoch sicher aufbewahren möchten - wie die 1500 Bilder, die Sie vor drei Jahren in Ihrem Urlaub aufgenommen haben.

Dropbox bewahrt diese Dateien weiterhin in der Cloud und auf allen anderen Computern auf, auf denen die App installiert ist. Auf einigen Computern können Sie festlegen, dass Dropbox-Daten nicht lokal gespeichert werden. Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie Ihre Änderungen jederzeit rückgängig machen und die Synchronisierung erneut starten.

Sie finden die Option Selective Sync in der Desktop-App von Dropbox für Windows, macOS und Linux. Öffnen Sie den Bereich " Einstellungen" über das Symbol im Infobereich oder in der Menüleiste und wählen Sie " Synchronisieren" und " Selektive Synchronisierung", um Ihre Ordner auszuwählen. Beachten Sie, dass alle neuen Ordner, die Sie in Dropbox hinzufügen, standardmäßig mit allen Ihren Computern synchronisiert werden.

Auf derselben Registerkarte "Synchronisieren" in den Einstellungen können Sie auf die erweiterte Version dieser Funktion namens " Smart Sync" zugreifen. Es ist nur in den Plänen Plus und Professional verfügbar, aber Sie können Dateien und Ordner in die Cloud verschieben, während deren Symbole und Miniaturansichten auf Ihrer lokalen Festplatte sichtbar bleiben - sobald Sie sie öffnen, werden sie auf Ihren Computer heruntergeladen . Sie können diesen Vorgang manuell oder automatisch verwalten und ältere Dateien nur online für Sie erstellen.

Dropbox funktioniert auf Ihrem Telefon nicht so wie auf Ihrem Computer. Die Apps für Android und iOS speichern und synchronisieren keine Dateien auf Ihrem Gerät wie die Desktop-Apps für Windows und MacOS. Stattdessen funktionieren sie wie die Dropbox-Web-App und zeigen Ihnen Ihre Dateien in der Cloud. Selbst wenn Sie eine Datei auf Ihrem Telefon öffnen, können Sie diese weiterhin über eine Datenverbindung in der Cloud anzeigen, anstatt sie herunterzuladen.

Aber was ist, wenn Sie Dateien lokal auf einem Telefon oder Tablet speichern möchten? Auf diese Weise können Sie auf Ihre Dateien zugreifen, während Sie unterwegs sind oder sich auf andere Weise nicht auf eine starke WLAN- oder Mobilfunkverbindung verlassen können. In diesen Fällen können Sie mit Dropbox Dateien für die Offline-Verwendung auf Ihren tragbaren Geräten speichern.

Öffnen Sie zum Herunterladen dieser Dateien zunächst Ihre Dropbox-App. Tippen Sie auf das Dropdown-Menü neben einer Datei oder einem Ordner und wählen Sie die Option Offline verfügbar machen . Die ausgewählten Dateien werden mit Ihrem Telefon oder Tablet synchronisiert und ein grünes Häkchensymbol wird angezeigt, um den Download zu bestätigen. Jetzt können Sie diese Dateien mit oder ohne Internetverbindung öffnen. Sie können bis zu 100 Ordner offline verfügbar machen, abhängig von der Begrenzung des verfügbaren lokalen Speicherplatzes Ihres Geräts.

Vergewissern Sie sich unbedingt, dass Sie die neuesten Versionen Ihrer gespeicherten Dateien heruntergeladen haben, bevor Sie eine Reise antreten oder Ihr Telefon in den Flugzeugmodus versetzen. Öffnen Sie die App und wechseln Sie zur Registerkarte " Offline" (unter iOS) oder wählen Sie " Offline" aus dem App-Menü (unter Android).

Jeder löscht versehentlich Dateien, und das Zurückholen kann mühsam sein, wenn nicht sogar ein kompletter Fehler. Die Wiederherstellung von Dateien hat nicht immer ein Happy End, aber wenn das, was Sie wiederherstellen möchten, in einem Dropbox-Ordner gespeichert wurde, haben Sie immer noch eine Chance.

Dropbox speichert gelöschte Dateien und Ordner 30 Tage lang im Rahmen der kostenlosen und Plus-Tarife und 180 Tage im Rahmen des Professional-Tarifs. Die gute Nachricht ist, dass der von diesen Dateien belegte Speicherplatz nicht für Ihren gesamten Dropbox-Speicher zählt. Es gibt also keine Strafe für das Vorhandensein dieses Sicherheitsnetzes.

Um Ihre Dateien wiederherzustellen, rufen Sie die Dropbox-Website auf, navigieren Sie zum früheren Speicherort der gelöschten Datei und klicken Sie links auf den Link Gelöschte Dateien anzeigen. Sie werden grau angezeigt, und Sie können sie aus dem digitalen Tod zurückholen, indem Sie auf die drei Punkte neben einem bestimmten Eintrag klicken und Wiederherstellen auswählen. Klicken Sie alternativ links in der Dropbox-Oberfläche auf den Link Gelöschte Dateien, um die kürzlich gelöschten Dateien anzuzeigen.

Wenn Sie sich für ein Plus- oder Professional-Konto angemeldet haben, können Sie auf eine aufgeladene Version dieser Funktion namens Dropbox Rewind zugreifen. Sie rollen ganze Ordner oder Ihre gesamte Dropbox zu einem bestimmten Zeitpunkt Ihrer Wahl zurück, sodass Ihre Dateien beispielsweise wieder so sind, wie sie am vergangenen Dienstag um 15:00 Uhr waren. Wählen Sie auf der Vorderseite der Dropbox-Weboberfläche die Option Dropbox zurückspulen, um Datum und Ordner auszuwählen.

Dropbox spielt sehr gut mit If This Then That (IFTTT), einem webbasierten Dienst, der verschiedene Apps und Konten miteinander verbinden kann. Sie können es zum Beispiel verwenden, um alle Ihre Twitter-Fotos automatisch auf Instagram zu posten. Sie können jedoch auch IFTTT verwenden, um einige Ihrer Social-Media-Konten mit Dropbox zu verknüpfen.

Der Name von IFTTT ist ziemlich selbsterklärend. Sobald Sie ein kostenloses Konto erstellt haben, können Sie benutzerdefinierte "Applets" einrichten - Programme, die einen Auslöser ("if this") verwenden, um "dann" eine bestimmte Aktion ("that") auszuführen. Wenn Sie Instagram und Beliebiges neues Foto als Auslöser auswählen und Dropbox und Datei von URL hinzufügen als Ergebnis auswählen, nimmt Ihr Applet jedes neue Foto auf, das Sie auf Instagram posten, und speichert es in Ihrem Dropbox-Konto. Sie können das Applet auch so einrichten, dass nur mit einem bestimmten Hashtag markierte Fotos in Ihre Dropbox gelangen. #gesegnet.

Hier ist ein weiteres nützliches Applet: Wählen Sie Facebook und Sie werden in einem Foto als Auslöser markiert und wählen Sie erneut Dropbox und Datei von URL hinzufügen als gewünschte Aktion. Jetzt speichert IFTTT alle neuen Facebook-Bilder, in denen Sie von diesem Zeitpunkt an getaggt sind, direkt in Ihrer Dropbox, sofern Sie die Berechtigung haben, sie auf Facebook anzuzeigen.

Probieren Sie die IFTTT-Optionen aus, um sich einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten zu verschaffen, wie Sie Dropbox in Ihre Social-Media-Konten einbinden können. Es unterstützt Facebook und Instagram, aber auch Twitter, Tumblr, Pinterest und andere.

Ein weiterer Vorteil des Speicherns von Dateien in Dropbox (oder einem anderen Cloud-Dienst) besteht darin, dass es einfach ist, Dateien und Ordner über das Internet freizugeben. Alles, was Sie in der Cloud speichern, verfügt über einen direkten Link, den Sie in eine E-Mail einfügen oder über soziale Medien senden können. Mit den richtigen Berechtigungen können auch Empfänger ohne eigenes Dropbox-Konto auf den Link klicken, um anzuzeigen, was auch immer Sie freigeben.

Wenn Sie sich Sorgen machen, wer möglicherweise Zugriff auf Ihre Ordner oder Dateien hat, können Sie in Dropbox Ablaufdaten für die von Ihnen freigegebenen Links festlegen, um mehr Kontrolle über Ihre Dateien zu erhalten. Wenn der Link beispielsweise nach Ablauf der Ablaufzeit in die falschen Hände gerät, können Ihre Gegner nicht auf Ihre Datei zugreifen. Erwähnen Sie nur, dass der Link zeitkritisch ist, wenn Sie ihn an den vorgesehenen Empfänger weiterleiten.

Um ein Ablaufdatum hinzuzufügen, klicken Sie auf der Weboberfläche neben einer Datei oder einem Ordner auf die Schaltfläche Freigeben und dann auf Verknüpfung erstellen und Verknüpfungseinstellungen . Wählen Sie ein Ablaufdatum aus. Sie können festlegen, dass es eine Woche, einen Monat oder einen beliebigen benutzerdefinierten Zeitraum umfasst. Im selben Einstellungsdialogfeld können Sie auch ein Kennwort hinzufügen. Dies schränkt den Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner weiter ein. Dies kann jedoch zu Komplikationen führen, wenn Sie etwas für viele Personen freigeben. Das Festlegen eines Ablaufs fügt demgegenüber nicht viel Reibung hinzu.

Zum Zeitpunkt des Schreibens führt Dropbox außerdem eine Funktion für alle Benutzer ein, die Dropbox-Übertragung. Auf diese Weise können Sie bis zu 100 GB Dateien in einem großen Eimer ablegen, der für die gemeinsame Nutzung mit anderen Personen bereit ist, beispielsweise für eine leistungsfähigere Version von E-Mail-Anhängen.

Dropbox verfügt über ein grundlegendes Textverarbeitungs- und Collaboration-Tool, das Sie möglicherweise nicht bemerkt haben. Es heißt Dropbox Paper und ist im Internet sowie über die offiziellen Apps für Android und iOS verfügbar. Wenn Sie regelmäßig mit anderen Menschen an Projekten arbeiten, ist dies wahrscheinlich eine sehr nützliche Funktion.

Es mag zunächst einfach erscheinen, aber fangen Sie einfach an zu tippen. Sie können Text formatieren, Listen und Kontrollkästchen einfügen und sogar Tabellen, Zeitleisten (einfache Kalender) und Bilder hinzufügen. Alles funktioniert intuitiv und das Erlernen der Seile dauert nicht lange.

Wo Papier wirklich glänzt, ist die Leichtigkeit, mit der Sie mit anderen Menschen zusammenarbeiten können. Verwenden Sie das Feld Einladen oben, um einem Dokument andere Dropbox-Benutzer hinzuzufügen. Sie können einfach Kommentare hinzufügen und mit den jedem Benutzer zugewiesenen Bezeichnungen verfolgen, wer was bearbeitet hat.

Sie können Dokumente über Links per E-Mail freigeben oder sie für alle veröffentlichen, die einen Link zur Anzeige im Web haben. Dies ist ein sehr effektives Tool, mit dem Sie Menschen auf dieselbe Seite bringen können - im wahrsten Sinne des Wortes. Papier kann sich an alle Arten von Verwendungszwecken anpassen, egal ob Sie ein Meeting planen oder eine Hochzeit mit der ganzen Familie planen.

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